Regulamin organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kędzierzynie-Koźlu
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kędzierzynie-Koźlu
ROZDZIAŁ 1.
POSTANOWIENIA WSTĘPNE
§ 1. Regulamin Organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kędzierzynie-Koźlu, zwany dalej Regulaminem, określa organizację i zasady funkcjonowania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kędzierzynie-Koźlu.
§ 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
- MBP – rozumie się przez to Miejską Bibliotekę Publiczną w Kędzierzynie-Koźlu;
- dyrektorze – rozumie się przez to Dyrektora MBP w Kędzierzynie-Koźlu;
- komórce – rozumie się przez to dział lub samodzielne stanowisko;
- kierowniku – rozumie się przez to pracowników kierujących pracą działów i pracownika kierującego pracą filii nr 5.
ROZDZIAŁ 2.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 3. 1. Miejska Biblioteka Publiczna w Kędzierzynie-Koźlu realizuje określone w jej statucie zadania polegające na gromadzeniu i opracowaniu zbiorów bibliotecznych, udostępnianiu zbiorów, prowadzeniu działalności informacyjno-bibliograficznej, prowadzeniu wypożyczeń międzybibliotecznych, udzielaniu pomocy metodyczno-szkoleniowej bibliotekom w mieście oraz organizowaniu działalności służącej rozwojowi czytelnictwa i popularyzacji wiedzy.
2. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań MBP, dyrektor wydaje akty prawne (zarządzenia, instrukcje, wytyczne, pisma okólne i inne).
§ 4. 1. W skład MBP wchodzą następujące komórki:
- Dział Finansowo-Księgowy;
- Dział Promocji,
- Dział Udostępniania i Informacji, w skład którego wchodzą:
- Wypożyczalnia zbiorów dla dorosłych,
- Centrum Informacji i Edukacji,
- Oddział dla dzieci,
- Mediateka,
- Oddział dla młodzieży;
- Dział Gromadzenia, Opracowania i Selekcji Zbiorów oraz Instruktażu, któremu podlega Miejska sieć filii bibliotecznych:
- filia nr 1,
- filia nr 4,
- filia nr 5,
- filia nr 8,
- filia nr 10,
- filia nr 11,
- filia nr 13;
- Samodzielne Stanowisko ds. Kadrowo-Płacowych;
- Samodzielne Stanowisko ds. Organizacyjno-Administracyjnych;
- Samodzielne Stanowisko ds. Zarządzania i Administrowania Siecią Informatyczną, któremu podlega Pracownia digitalizacji;
- Inspektor Ochrony Danych Osobowych;
2. Strukturę organizacyjną MBP obrazuje schemat, który stanowi załącznik do regulaminu.
§ 5
- Biblioteką kieruje dyrektor.
- Pracą działów kierują ich kierownicy.
- Za wykonanie zadań kierownicy działów ponoszą odpowiedzialność przed dyrektorem.
- Do zadań kierowników należy w szczególności:
- ustalenie najskuteczniejszych środków działania, form i metod pracy komórki;
- planowanie i organizacja pracy;
- zapewnienie dyscypliny pracy;
- dokonywanie podziału zadań między pracowników komórek;
- dokonywanie kwartalnej oceny przebiegu realizacji zadań;
- udzielanie pracownikom pomocy i instruktażu;
- wykonywanie kontroli wewnętrznej zgodnie z obowiązującym regulaminem kontroli wewnętrznej, rozpatrywanie skarg na podległych pracowników;
- dokonywanie oceny pracy podległych pracowników;
- wnioskowanie w sprawie przyjmowania, zwalniania, awansowania, wyróżniania bądź karania pracowników;
- opiniowanie wniosków pracowników o udzielenie urlopu wypoczynkowego lub bezpłatnego;
- wykonywanie dyspozycji komórki kadrowej odnośnie wszystkich spraw pracowniczych (np. urlopów, ustalania premii i innych);
- wyznaczanie zastępstw na czas dłuższej nieobecności;
- współdziałanie z innymi komórkami.
ROZDZIAŁ 3.
ZADANIA WSPÓLNE KOMÓREK
§ 6. Do zadań wszystkich komórek, w zakresie należącym do ich właściwości, należy w szczególności:
- inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych i merytorycznych zapewniających jak najlepszą oraz terminową realizację przypisanych zadań;
- organizowanie i wykonywanie zadań określonych w planie pracy;
- inicjowanie różnorodnych form współpracy z instytucjami działającymi na terenie miasta;
- współdziałanie z instytucjami, organizacjami, szkołami i innymi placówkami;
- usprawnianie organizacji, metod i form pracy;
- organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć dla ochrony dóbr MBP;
- opracowywanie analiz, informacji i sprawozdań z wykonywanych zadań;
- zachowanie w tajemnicy dostępnych danych osobowych.
ROZDZIAŁ 4.
ZAKRES ZADAŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI
Kadra zarządzająca
§ 7. Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej:
- odpowiada za:
- majątek MBP,
- pełną realizację celów i zadań Biblioteki,
- należytą organizację pracy w bibliotece,
- właściwy dobór pracowników,
- realizację planu finansowego MBP,
- całość spraw kadrowych;
- nadzoruje i kontroluje:
- funkcjonowanie procedur kontroli zarządczej w MBP,
- prawidłowość, terminowość i celowość wykonywanych zadań;
- organizuje i planuje:
- sieć biblioteczną na terenie miasta dążąc poprzez wprowadzenie m.in. nowoczesnych form i metod pracy do najlepszych efektów oddziaływania kulturalnego na społeczeństwo,
- współdziałanie z instytucjami, organizacjami, szkołami i innymi placówkami;
- ustala:
- plany i kierunki działania placówek w mieście,
- przygotowanie koncepcji i projektów ramowych Biblioteki,
- wewnętrzne akty prawne (zarządzenia, regulamin organizacyjny, regulamin pracy, instrukcje i inne);
- składa oświadczenia woli w imieniu MBP;
- może na piśmie upoważnić pracownika MBP, z wyjątkiem Głównego Księgowego, do składania w imieniu MBP oświadczeń woli określając zakres jego umocowania.
§ 8. 1. Główny Księgowy wykonuje zadania określone w ustawie o finansach publicznych oraz odpowiada za prawidłową gospodarkę finansową, przygotowanie projektu planu finansowego i realizację planu finansowego, w szczególności za:
- prowadzenie rachunkowości;
- wykonywanie dyspozycji środkami finansowymi;
- dokonywanie kontroli wstępnej:
- zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym,
- kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych.
2. Główny Księgowy jest kierownikiem Działu Finansowo-Księgowego.
Komórki
§ 9. Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy w szczególności:
- sporządzanie projektów planu finansowego i sprawozdań z ich wykonania;
- prowadzenie systematycznych urządzeń księgowych dla wszystkich kont, zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- prowadzenie ewidencji środków trwałych, środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych, rozrachunku z tytułu wynagrodzeń, roszczeń i należności z tytułu niedoborów i szkód oraz innych roszczeń spornych i zysków nadzwyczajnych;
- tworzenie rezerw na rozliczenia z tytułu robót i usług oraz dochodów przyszłych okresów;
- prowadzenie ewidencji analitycznej, zakupów materiałów, usług, sprzedaży, inwestycji;
- sporządzanie poleceń księgowania;
- prowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych;
- windykacja należności i roszczeń występujących na kontach rozrachunkowych, w tym prowadzenie postępowania egzekucyjnego;
- naliczanie odpisów i realizacja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
- stosowanie i nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów finansowych zgodnie z instrukcją ustaloną przez dyrektora;
- prowadzenie kasy MBP oraz wszelkiej z tym związanej dokumentacji z zabezpieczeniem zgodnym z przepisami;
- naliczanie kar umownych i odsetek odbiorcom za nieterminowe uregulowanie należności, niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań, sprawdzanie i opiniowanie obcych not odsetkowych.
§ 10. 1. Do zadań Działu Gromadzenia, Opracowania i Selekcji Zbiorów oraz Instruktażu należy w szczególności:
- kształtowanie polityki gromadzenia zbiorów zgodnie z potrzebami środowiska we współpracy z bibliotekami całej sieci;
- gromadzenie materiałów bibliotecznych o ponadlokalnym zakresie i zasięgu, rozmiarach i treści (literatury pięknej, literatury popularnonaukowej i naukowej, zbiorów obcojęzycznych, regionalnych i wybranych zbiorów specjalnych);
- opracowywanie wymienionych w pkt 2 materiałów bibliotecznych zgodnie z przyjętymi zasadami;
- prowadzenie, aktualizowanie i nadzór nad katalogami komputerowymi;
- nadzór nad gospodarką zbiorami w całej sieci;
- przeprowadzanie inwentaryzacji zbiorów;
- prowadzenie poradnictwa i nadzoru z zakresu zadań działu dla filii bibliotecznych, wykonywanie analiz, zestawień i obliczeń statystycznych z działalności bibliotek;
- organizowanie doskonalenia zawodowego dla bibliotekarzy całej sieci.
2. Do zadań Miejskiej sieci filii bibliotecznych należy w szczególności:
- współdziałanie z działem gromadzenia, opracowania i selekcji zbiorów oraz instruktażu w zakresie gromadzenia materiałów bibliotecznych zgodnych z potrzebami użytkowników;
- udostępnianie zbiorów bibliotecznych i informacji w wypożyczalniach i centrach informacji i edukacji działających na terenie miasta;
- upowszechnianie oraz popularyzacja czytelnictwa poprzez prowadzenie różnorodnych form i metod pracy m.in. spotkań autorskich, konkursów, lekcji bibliotecznych we współpracy z Działem Promocji;
- świadczenie odpłatnych usług na rzecz użytkowników biblioteki.
§ 11. Do zadań Działu Udostępniania i Informacji należy w szczególności:
- aktywny udział w kształtowaniu polityki gromadzenia zbiorów zgodnie z potrzebami użytkowników;
- pełnienie funkcji ośrodka informacji biblioteczno-bibliograficznej, dokumentowanie życia miasta i powiatu kędzierzyńsko-kozielskiego (opracowywanie Bibliografii Ziemi Kozielskiej, poradników i zestawień bibliograficznych);
- udostępnianie i upowszechnianie zbiorów bibliotecznych (literatury pięknej, popularnonaukowej, naukowej, zbiorów regionalnych, obcojęzycznych, audiowizualnych) w formie wypożyczeń poza bibliotekę w wypożyczalni i oddziale dla dzieci oraz na miejscu w centrum informacji i edukacji MBP;
- opracowywanie i wprowadzanie danych do baz własnych;
- umożliwienie czytelnikom korzystania z krajowych zbiorów bibliotecznych poprzez wypożyczenia międzybiblioteczne i korzystania z zasobów Internetu;
- upowszechnianie i popularyzacja czytelnictwa poprzez:
- prowadzenie spotkań autorskich, odczytów, konkursów, promocji książek i zbiorów,
- działalność wystawienniczą,
- organizowanie i prowadzenie lekcji bibliotecznych,
- prowadzenie przysposobienia bibliotecznego;
- bieżąca obsługa informacyjna użytkowników indywidualnych oraz instytucji;
- świadczenie odpłatnych usług na rzecz użytkowników biblioteki.
§ 12. Do zadań Działu Promocji należy w szczególności:
- organizowanie i koordynacja działalności z zakresu popularyzacji książki i czytelnictwa dla całej sieci;
- promowanie biblioteki, jej zbiorów i form działalności (opracowywanie materiałów promocyjnych, druków reklamowych i informacyjnych, prowadzenie działalności w zakresie edukacji kulturalnej i literackiej);
- aplikowanie o środki pozabudżetowe na realizację projektów, nadzór nad ich realizacją i rozliczeniem;
- aktualizacja strony internetowej biblioteki;
- wykonywanie analiz, zestawień, obliczeń statystycznych oraz sprawozdań z działalności bibliotek.
§ 13. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Zarządzania i Administrowania Siecią Informatyczną należy w szczególności:
- prowadzenie polityki w zakresie komputeryzacji Biblioteki i jej realizowanie;
- pozyskiwanie we współdziałaniu z innymi działami środków pozabudżetowych na funkcjonowanie biblioteki;
- zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu komputerowego bibliotek;
- prowadzenie i nadzór nad BIP, stroną WWW;
- koordynowanie budowy katalogów i administrowania bazami danych;
- zapewnienie ochrony danych w systemie informatycznym;
- wsparcie techniczne różnorodnych przedsięwzięć Biblioteki;
- digitalizacja zbiorów w ramach pracowni digitalizacji.
§ 14. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Kadrowo-Płacowych należy w szczególności
- w zakresie spraw pracowniczych:
- prowadzenie spraw w zakresie zatrudniania (akta osobowe, egzekwowanie dyscypliny pracy, ewidencja zatrudnionych, ewidencja czasu pracy),
- prowadzenie organizacyjnej obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
- w zakresie spraw płacowych – prowadzenie wszelkich czynności związanych z wynagrodzeniami pracowników;
- prowadzenie archiwum zakładowego.
§ 15. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Organizacyjno-Administracyjnych należy w szczególności:
- w zakresie spraw organizacyjnych – obsługa sekretariatu;
- w zakresie spraw gospodarczych:
- zapewnienie uprawnionym pracownikom środków czystości, sprzętu i odzieży ochronnej i roboczej,
- zapewnienie właściwych warunków bhp i p.poż. oraz zabezpieczenie obiektów przed kradzieżą, uszkodzeniem, itp. ,
- utrzymania maszyn i urządzeń MBP w stałej sprawności oraz ich naprawa i konserwacja,
- zakup materiałów i usług zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i przepisami wewnętrznymi regulującymi udzielanie przez MBP zamówień publicznych nie podlegających tej ustawie.
§ 15.A Do zadań Inspektora Ochrony Danych Osobowych na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE należy w szczególności:
- informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy niniejszego rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
- monitorowanie przestrzegania niniejszego rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
- udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z obowiązującymi przepisami;
- współpraca z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
- pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;
- pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy niniejszego rozporządzenia.
ROZDZIAŁ 5.
OZNACZENIA SYMBOLI KOMÓREK
§ 16. Poszczególne stanowiska i komórki MBP używają następujących symboli:
- Dyrektor – D;
- Główny Księgowy – GK;
- Dział Finansowo –Księgowy – FK;
- Dział Gromadzenia, Opracowania i Selekcji Zbiorów oraz Instruktażu– GOI;
- Dział Promocji – P;
- Dział Udostępniania i Informacji – UI;
- Wypożyczalnia zbiorów dla dorosłych – UIW;
- Centrum Informacji i Edukacji – UIC;
- Oddział dla dzieci – UIO;
- Mediateka – UIM;
- Oddział dla młodzieży – UIOM;
- Miejska sieć filii bibliotecznych:
- filia nr 1- F.1,
- filia nr 4- F.4,
- filia nr 5- F.5,
- filia nr 8- F.8,
- filia nr 10- F.10,
- filia nr 11- F.11,
- filia nr 13- F.13;
- Samodzielne Stanowisko ds. Kadrowo-Płacowych – KP;
- Samodzielne Stanowisko ds. Organizacyjno-Administracyjnych – OA;
- Samodzielne Stanowisko ds. Zarządzania i Administrowania Siecią Informatyczną, – SI;
- Pracownia digitalizacji – PD;
- Inspektor Ochrony Danych Osobowych – IODO.
ROZDZIAŁ 6.
PLANOWANIE PRACY
§ 17. Poszczególne komórki MBP wykonują zadania w oparciu o roczne plany pracy i harmonogramy oraz bieżące polecenia służbowe.
ROZDZIAŁ 7.
UDZIELANIE INFORMACJI
§ 18. Postępowanie w sprawach ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych regulują odrębne przepisy.
§ 19.
- Informacji na zewnątrz, w tym informacji publicznej, udziela dyrektor.
- Dyrektor może na piśmie upoważnić innego pracownika MBP do udzielania informacji, o których mowa w ust. 1.
- Informowanie interesantów przez innych pracowników może dotyczyć wyłącznie spraw z ich zakresu działania, nie objętych obowiązkiem zachowania w tajemnicy informacji niejawnych.
- Projekty pism wychodzących na zewnętrz przygotowują oraz pisma te parafują kierownicy jednostek organizacyjnych i pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy, każdy w zakresie swojej właściwości określonej w regulaminie, na polecenie dyrektora lub z inicjatywy własnej.
ROZDZIAŁ 8.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 20. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna ustalona zarządzeniem dyrektora MBP.
§ 21. Rejestr skarg i wniosków obywateli prowadzi dział udostępniania MBP i poszczególne filie.
§ 22. Zasady planowania i przeprowadzania kontroli określa regulamin ustalony zarządzeniem dyrektora.
§ 23. Obieg dokumentów księgowych określa instrukcja ustalona zarządzeniem dyrektora.