Miejska Biblioteka Publicznaw Kędzierzynie-Koźlu - Regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kędzierzynie-Koźlu

ROZDZIAŁ 1.
POSTANOWIENIA WSTĘPNE

§ 1. Regulamin Organizacyjny Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kędzierzynie-Koźlu, zwany dalej Regulaminem, określa organizację i zasady funkcjonowania Miejskiej Biblioteki Publicznej w Kędzierzynie-Koźlu.

§ 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1. MBP – rozumie się przez to Miejską Bibliotekę Publiczną w Kędzierzynie-Koźlu;
2. dyrektorze – rozumie się przez to Dyrektora MBP w Kędzierzynie-Koźlu;
3. komórce – rozumie się przez to dział lub samodzielne stanowisko;
4. kierowniku – rozumie się przez to pracowników kierujących pracą działów i pracownika kierującego pracą filii nr 5.

ROZDZIAŁ 2.
POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 3. 1. Miejska Biblioteka Publiczna w Kędzierzynie-Koźlu realizuje określone w jej statucie zadania polegające na gromadzeniu i opracowaniu zbiorów bibliotecznych, udostępnianiu zbiorów, prowadzeniu działalności informacyjno-bibliograficznej, prowadzeniu wypożyczeń międzybibliotecznych, udzielaniu pomocy metodyczno-szkoleniowej bibliotekom w mieście oraz organizowaniu działalności służącej rozwojowi czytelnictwa i popularyzacji wiedzy.
2. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań MBP, dyrektor wydaje akty prawne (zarządzenia, instrukcje, wytyczne, pisma okólne i inne).

§ 4. 1. W skład MBP  wchodzą następujące  komórki:

1. Dział Finansowo-Księgowy;
2. Dział Promocji,
3. Dział Udostępniania i Informacji, w skład którego wchodzą:
   1. Wypożyczalnia zbiorów dla dorosłych,
   2. Centrum Informacji i Edukacji,
   3. Oddział dla dzieci,
   4. Mediateka,
   5. Oddział dla młodzieży;
4. Dział Gromadzenia, Opracowania i Selekcji Zbiorów oraz Instruktażu, któremu podlega Miejska sieć filii bibliotecznych:
   1. filia nr 1,
   2. filia nr 4,
   3. filia nr 5,
   4. filia nr 8,
   5. filia nr 10,
   6. filia nr 11,
   7. filia nr 13;
5. Samodzielne Stanowisko ds. Kadrowo-Płacowych;
6. Samodzielne Stanowisko ds. Organizacyjno-Administracyjnych;
7. Samodzielne Stanowisko ds. Zarządzania i Administrowania Siecią Informatyczną, któremu podlega Pracownia digitalizacji;
8. Inspektor Ochrony Danych Osobowych;

2. Strukturę organizacyjną MBP obrazuje schemat, który stanowi załącznik  do regulaminu.

§ 5

1. Biblioteką kieruje dyrektor.
2. Pracą działów kierują ich kierownicy.
3. Za wykonanie zadań kierownicy działów ponoszą odpowiedzialność przed dyrektorem.
4. Do zadań kierowników należy w szczególności:
   1. ustalenie najskuteczniejszych środków działania, form i metod pracy komórki;
   2. planowanie i organizacja pracy;
   3. zapewnienie dyscypliny pracy;
   4. dokonywanie podziału zadań między pracowników komórek;
   5. dokonywanie kwartalnej oceny przebiegu realizacji zadań;
   6. udzielanie pracownikom pomocy i instruktażu;
   7. wykonywanie kontroli wewnętrznej zgodnie z obowiązującym regulaminem kontroli wewnętrznej, rozpatrywanie skarg na podległych pracowników;
   8. dokonywanie oceny pracy podległych pracowników;
   9. wnioskowanie w sprawie przyjmowania, zwalniania, awansowania, wyróżniania bądź karania pracowników;
   10. opiniowanie wniosków pracowników o udzielenie urlopu wypoczynkowego lub bezpłatnego;
   11. wykonywanie dyspozycji komórki kadrowej odnośnie wszystkich spraw pracowniczych (np. urlopów, ustalania premii i innych);
   12. wyznaczanie zastępstw na czas dłuższej nieobecności;
   13. współdziałanie z innymi komórkami.

ROZDZIAŁ 3.
ZADANIA WSPÓLNE KOMÓREK

§ 6. Do zadań wszystkich komórek, w zakresie należącym do ich właściwości, należy w szczególności:

1. inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych i merytorycznych zapewniających jak najlepszą oraz terminową realizację przypisanych zadań;
2. organizowanie i wykonywanie zadań określonych w planie pracy;
3. inicjowanie różnorodnych form współpracy z instytucjami działającymi na terenie miasta;
4. współdziałanie z instytucjami, organizacjami, szkołami i innymi placówkami;
5. usprawnianie organizacji, metod i form pracy;
6. organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć dla ochrony dóbr MBP;
7. opracowywanie analiz, informacji i sprawozdań z wykonywanych zadań;
8. zachowanie w tajemnicy dostępnych danych osobowych.

ROZDZIAŁ 4.
ZAKRES ZADAŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI

Kadra zarządzająca

§ 7. Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej:

1. odpowiada za:
   1. majątek MBP,
   2. pełną realizację celów i zadań Biblioteki,
   3. należytą organizację pracy w bibliotece,
   4. właściwy dobór pracowników,
   5. realizację planu finansowego MBP,
   6. całość spraw kadrowych;
2. nadzoruje i kontroluje:
   1. funkcjonowanie procedur kontroli zarządczej w MBP,
   2. prawidłowość, terminowość i celowość wykonywanych zadań;
3. organizuje i planuje:
   1. sieć biblioteczną na terenie miasta dążąc poprzez wprowadzenie m.in. nowoczesnych form i metod pracy do najlepszych efektów oddziaływania kulturalnego na społeczeństwo,
   2. współdziałanie z instytucjami, organizacjami, szkołami i innymi placówkami;
4. ustala:
   1. plany i kierunki działania placówek w mieście,
   2. przygotowanie koncepcji i projektów ramowych  Biblioteki,
   3. wewnętrzne akty prawne (zarządzenia, regulamin organizacyjny, regulamin pracy, instrukcje i inne);
5. składa oświadczenia woli w imieniu MBP;
6. może na piśmie upoważnić pracownika MBP, z wyjątkiem Głównego Księgowego, do składania w imieniu MBP oświadczeń woli określając zakres jego umocowania.

§ 8. 1. Główny Księgowy wykonuje zadania określone w ustawie o finansach publicznych oraz odpowiada za prawidłową gospodarkę finansową, przygotowanie projektu planu finansowego i  realizację planu finansowego, w szczególności za:

1. prowadzenie rachunkowości;
2. wykonywanie dyspozycji środkami finansowymi;
3. dokonywanie kontroli wstępnej:
   1. zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym,
   2. kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych.

2. Główny Księgowy jest kierownikiem Działu Finansowo-Księgowego.

Komórki

§ 9. Do zadań Działu Finansowo-Księgowego  należy w szczególności:

1. sporządzanie projektów planu finansowego i sprawozdań z ich wykonania;
2. prowadzenie systematycznych urządzeń księgowych dla wszystkich kont, zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującymi przepisami;
3. prowadzenie ewidencji środków trwałych, środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych, rozrachunku z tytułu wynagrodzeń, roszczeń i należności z tytułu niedoborów i szkód oraz innych roszczeń spornych i zysków nadzwyczajnych;
4. tworzenie rezerw na rozliczenia z tytułu robót i usług oraz dochodów przyszłych okresów;
5. prowadzenie ewidencji analitycznej, zakupów materiałów, usług, sprzedaży, inwestycji;
6. sporządzanie poleceń księgowania;
7. prowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych;
8. windykacja należności i roszczeń występujących na kontach rozrachunkowych, w tym prowadzenie postępowania egzekucyjnego;
9. naliczanie odpisów i realizacja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
10. stosowanie i nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów finansowych zgodnie z instrukcją ustaloną przez dyrektora;
11. prowadzenie kasy MBP oraz wszelkiej z tym związanej dokumentacji z zabezpieczeniem  zgodnym z przepisami;
12. naliczanie kar umownych i odsetek odbiorcom za nieterminowe uregulowanie należności, niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań, sprawdzanie i opiniowanie obcych not odsetkowych.

§ 10. 1. Do zadań Działu Gromadzenia, Opracowania i Selekcji Zbiorów oraz Instruktażu należy w szczególności:

1. kształtowanie polityki gromadzenia zbiorów zgodnie z potrzebami środowiska we współpracy z bibliotekami całej sieci;
2. gromadzenie materiałów bibliotecznych o ponadlokalnym zakresie i zasięgu, rozmiarach i treści (literatury pięknej, literatury popularnonaukowej i naukowej, zbiorów obcojęzycznych, regionalnych i wybranych zbiorów specjalnych);
3. opracowywanie wymienionych w pkt 2 materiałów bibliotecznych zgodnie z przyjętymi zasadami;
4. prowadzenie, aktualizowanie i nadzór nad katalogami komputerowymi;
5. nadzór nad gospodarką zbiorami w całej sieci;
6. przeprowadzanie inwentaryzacji zbiorów;
7. prowadzenie poradnictwa i nadzoru z zakresu zadań działu dla filii bibliotecznych, wykonywanie analiz, zestawień i obliczeń statystycznych z działalności bibliotek;
8. organizowanie doskonalenia zawodowego dla bibliotekarzy całej sieci.

2. Do zadań Miejskiej sieci filii bibliotecznych należy w szczególności:

1. współdziałanie z działem gromadzenia, opracowania i selekcji zbiorów oraz instruktażu w zakresie gromadzenia materiałów bibliotecznych zgodnych z potrzebami użytkowników;
2. udostępnianie zbiorów bibliotecznych i informacji w wypożyczalniach i centrach informacji i edukacji działających na terenie miasta;
3. upowszechnianie oraz popularyzacja czytelnictwa poprzez prowadzenie różnorodnych form i metod pracy m.in. spotkań autorskich, konkursów, lekcji bibliotecznych we współpracy z Działem Promocji;
4. świadczenie odpłatnych usług na rzecz użytkowników biblioteki.

§ 11. Do zadań Działu Udostępniania i Informacji należy w szczególności:

1. aktywny udział w kształtowaniu polityki gromadzenia zbiorów zgodnie z potrzebami użytkowników;
2. pełnienie funkcji ośrodka informacji biblioteczno-bibliograficznej, dokumentowanie życia miasta i powiatu kędzierzyńsko-kozielskiego (opracowywanie Bibliografii Ziemi Kozielskiej, poradników i zestawień bibliograficznych);
3. udostępnianie i upowszechnianie zbiorów bibliotecznych (literatury pięknej, popularnonaukowej, naukowej, zbiorów regionalnych, obcojęzycznych, audiowizualnych) w formie wypożyczeń poza bibliotekę w wypożyczalni i oddziale dla dzieci oraz na miejscu w centrum informacji i edukacji MBP;
4. opracowywanie i wprowadzanie danych do baz własnych;
5. umożliwienie czytelnikom korzystania z krajowych zbiorów bibliotecznych poprzez wypożyczenia międzybiblioteczne i korzystania z zasobów Internetu;
6. upowszechnianie i popularyzacja czytelnictwa poprzez:
   1. prowadzenie spotkań autorskich, odczytów, konkursów, promocji książek i zbiorów,
   2. działalność wystawienniczą,
   3. organizowanie i prowadzenie lekcji bibliotecznych,
   4. prowadzenie przysposobienia bibliotecznego;
7. bieżąca obsługa informacyjna użytkowników indywidualnych oraz instytucji;
8. świadczenie odpłatnych usług na rzecz użytkowników biblioteki.

§ 12. Do zadań Działu Promocji należy w szczególności:

1. organizowanie i koordynacja działalności z zakresu popularyzacji książki i czytelnictwa dla całej sieci;
2. promowanie biblioteki, jej zbiorów i form działalności (opracowywanie materiałów promocyjnych, druków reklamowych i informacyjnych, prowadzenie działalności w zakresie edukacji kulturalnej i literackiej);
3. aplikowanie o środki pozabudżetowe na realizację projektów, nadzór nad ich realizacją i rozliczeniem;
4. aktualizacja strony internetowej biblioteki;
5. wykonywanie analiz, zestawień, obliczeń statystycznych oraz sprawozdań  z działalności bibliotek.

§ 13. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Zarządzania i Administrowania Siecią Informatyczną należy w szczególności:

1. prowadzenie polityki w zakresie komputeryzacji Biblioteki i jej realizowanie;
2. pozyskiwanie we współdziałaniu z innymi działami środków pozabudżetowych na funkcjonowanie biblioteki;
3. zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu komputerowego bibliotek;
4. prowadzenie i nadzór nad BIP, stroną WWW;
5. koordynowanie budowy katalogów i administrowania bazami danych;
6. zapewnienie ochrony danych w systemie informatycznym;
7. wsparcie techniczne różnorodnych przedsięwzięć Biblioteki;
8. digitalizacja zbiorów w ramach pracowni digitalizacji.

§ 14. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Kadrowo-Płacowych należy w szczególności

1. w zakresie spraw pracowniczych:
   1. prowadzenie spraw w zakresie zatrudniania (akta osobowe, egzekwowanie dyscypliny pracy, ewidencja zatrudnionych, ewidencja czasu pracy),
   2. prowadzenie organizacyjnej obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
2. w zakresie spraw płacowych – prowadzenie wszelkich czynności związanych z wynagrodzeniami pracowników;
3. prowadzenie archiwum zakładowego.

§ 15. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Organizacyjno-Administracyjnych należy w szczególności:

1. w  zakresie spraw organizacyjnych – obsługa sekretariatu;
2. w zakresie spraw gospodarczych:
   1. zapewnienie uprawnionym pracownikom środków czystości, sprzętu i odzieży ochronnej i roboczej,
   2. zapewnienie właściwych warunków bhp i p.poż. oraz zabezpieczenie obiektów przed kradzieżą, uszkodzeniem, itp. ,
   3. utrzymania maszyn i urządzeń MBP w stałej sprawności oraz ich naprawa i konserwacja,
   4. zakup materiałów i usług zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i przepisami wewnętrznymi regulującymi udzielanie przez MBP zamówień publicznych nie podlegających tej ustawie.

§ 15.A Do zadań Inspektora Ochrony Danych Osobowych na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE należy w szczególności:

1. informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy niniejszego rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
2. monitorowanie przestrzegania niniejszego rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
3. udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z obowiązującymi przepisami;
4. współpraca z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
5. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;
6. pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy niniejszego rozporządzenia.

ROZDZIAŁ 5.
OZNACZENIA SYMBOLI KOMÓREK

§ 16. Poszczególne stanowiska i komórki MBP używają następujących symboli:

1. Dyrektor – D;
2. Główny Księgowy – GK;
3. Dział Finansowo –Księgowy – FK;
4. Dział Gromadzenia, Opracowania i  Selekcji Zbiorów oraz Instruktażu– GOI;
5. Dział Promocji – P;
6. Dział Udostępniania i Informacji – UI;
7. Wypożyczalnia zbiorów dla dorosłych – UIW;
8. Centrum Informacji i Edukacji – UIC;
9. Oddział dla dzieci – UIO;
10. Mediateka – UIM;
11. Oddział dla młodzieży – UIOM;
12. Miejska sieć filii bibliotecznych:
    1. filia nr 1- F.1,
    2. filia nr 4- F.4,
    3. filia nr 5- F.5,
    4. filia nr 8- F.8,
    5. filia nr 10- F.10,
    6. filia nr 11- F.11,
    7. filia nr 13- F.13;
13. Samodzielne Stanowisko ds. Kadrowo-Płacowych – KP;
14. Samodzielne Stanowisko ds. Organizacyjno-Administracyjnych – OA;
15. Samodzielne Stanowisko ds. Zarządzania i Administrowania Siecią Informatyczną,  – SI;
16. Pracownia digitalizacji – PD;
17. Inspektor Ochrony Danych Osobowych – IODO.

ROZDZIAŁ 6.
PLANOWANIE PRACY

§ 17. Poszczególne komórki MBP wykonują zadania w oparciu o roczne plany pracy i harmonogramy oraz bieżące polecenia służbowe.

ROZDZIAŁ 7.
UDZIELANIE INFORMACJI

§ 18. Postępowanie w sprawach ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych regulują odrębne przepisy.
§ 19.

1. Informacji na zewnątrz, w tym informacji publicznej, udziela dyrektor.
2. Dyrektor może na piśmie upoważnić innego pracownika MBP do udzielania informacji, o których mowa w ust. 1.
3. Informowanie interesantów przez innych pracowników może dotyczyć wyłącznie spraw z ich zakresu działania, nie objętych obowiązkiem zachowania w tajemnicy informacji niejawnych.
4. Projekty pism wychodzących na zewnętrz przygotowują oraz pisma te parafują kierownicy jednostek organizacyjnych i pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy, każdy w zakresie swojej właściwości określonej w regulaminie, na polecenie dyrektora lub z inicjatywy własnej.

ROZDZIAŁ 8.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 20. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna ustalona zarządzeniem dyrektora MBP.
§ 21. Rejestr skarg i wniosków obywateli prowadzi dział udostępniania MBP i poszczególne filie.
§ 22. Zasady planowania i przeprowadzania kontroli określa regulamin ustalony zarządzeniem dyrektora.
§ 23. Obieg dokumentów księgowych określa instrukcja ustalona zarządzeniem dyrektora.